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Datenschutzhinweise für Mitarbeiter und Bewerber (m/w/d)
Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte – Informationen nach Artikeln 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –
Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
Baden-Württembergischer Genossenschaftsverband e.V. (nachfolgend: „BWGV“)
Heilbronner Straße 41
70191 Stuttgart
Telefon: 0711-22213-0
E-Mail: presse@bwgv-info.de
Heilbronner Straße 41
70191 Stuttgart
Telefon: 0711-22213-0
E-Mail: presse@bwgv-info.de
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter
Baden-Württembergischer Genossenschaftsverband e.V.
Datenschutzbeauftragter
Heilbronner Straße 41, 70191 Stuttgart,
Tel.: 0711-22213-2627
E-Mail: BD@bwgv-info.de
Datenschutzbeauftragter
Heilbronner Straße 41, 70191 Stuttgart,
Tel.: 0711-22213-2627
E-Mail: BD@bwgv-info.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten oder bei Ihnen entweder im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, der Einstellung oder während des Beschäftigungsprozesses erheben.
Relevante personenbezogene Daten sind Daten aus dem Bewerbungsverfahren wie Personen-stammdaten (Bewerbername, Adresse, Geburtsdatum), Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail), Daten des Bewerberlebenslaufes (z.B. Berufslaufbahn, Nebentätigkeiten, Freizeitaktivitäten), Ergeb-nisse von Auswahlverfahren (z.B. Tests, Interviews), Prozessdaten (Status, Termine).
3. Welche Informationen werden von uns verarbeitet?
Mit Ihrer Entscheidung, sich auf diese Stelle zu bewerben, übermitteln Sie neben Ihren persönlichen Daten auch Informationen über Ihren schulischen und beruflichen Werdegang.
Ihr Lebenslauf wird mit Absenden des Bewerbungsformulars automatisiert verarbeitet und die Daten werden in der Bewerberdatenbank gespeichert. Ihre Anlagen werden mit einer Texterkennungssoft-ware bearbeitet und die erkannten Inhalte zu Ihrem Datensatz gespeichert. Ihre Originaldokumente werden zu PDF-Dokumenten konvertiert und ebenfalls zu Ihrem Datensatz gespeichert. Ihre Original-dateien werden gelöscht.
Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen per E-Mail werden diese automatisch ausgelesen und in unserem Bewerbermanagementsystem erfasst. Hierbei werden alle mitgesendeten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise) sowie die darin enthaltenen Informati-onen gespeichert.
Sollten Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen noch persönlich oder auf dem Postweg übermitteln, digita-lisieren wir diese zunächst und erfassen sie anschließend ebenfalls in unserem Bewerbermanage-mentsystem. Die Originalunterlagen senden wir Ihnen umgehend wieder zurück.
4. Auf welche Informationen sollten Sie verzichten
Sie sind allein für den Inhalt der eingestellten Texte verantwortlich. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie uns keine Dateianhänge mit Viren oder Würmern zusenden. Persönliche Daten, die Sie an uns über-mitteln, sollten in der Regel folgendes nicht enthalten:
- Informationen über Krankheiten,
- Informationen über eine eventuelle Schwangerschaft,
- Informationen über ethnische Herkunft,
- Informationen über politische, religiöse oder philosophische Überzeugungen,
- Informationen über Gewerkschaftszugehörigkeit
- Informationen über sexuelle Ausrichtung,
- diffamierende oder entwürdigende Informationen,
- Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen.
5. Informationen müssen wahr sein
Die Informationen, die Sie uns übermitteln, müssen der Wahrheit entsprechen, dürfen keine Rechte Dritter, öffentlich-rechtliche Vorschriften oder die guten Sitten verletzen ("Unzulässige Inhalte"). Be-achten sie bitte auch, dass Sie uns gegen sämtliche Forderungen schadlos halten, die uns aufgrund von Informationen mit Unzulässigen Inhalten entstehen und die uns von Ihnen übermittelt wurden.
6. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrund-lage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Da-tenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie der weite-ren einschlägigen arbeitsrechtlichen Vorschriften (z. B. Betriebsverfassungsgesetz):
6.1 Zur Durchführung vorvertraglicher oder zur Erfüllung von Pflichten (Artikel 6 Abs. 1b DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt zur Anbahnung, Begrün-dung, Durchführung, Beendigung und Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses. Die Rechtsgrund-lage hierzu ist Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG. Daneben können auch Kollektivvereinba-rungen (insbesondere Betriebsvereinbarungen und tarifvertragliche Regelungen) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit) b, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 4 BDSG für die Verarbeitung herangezogen werden. Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie uns hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a), 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG.
6.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Dies gilt insbesondere zum Zwecke der internen Kommunikation sowie zu Verwaltungszwecken. Fer-ner verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung der berechtigten Interessen Dritter.
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Dies gilt insbesondere zum Zwecke der internen Kommunikation sowie zu Verwaltungszwecken. Fer-ner verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung der berechtigten Interessen Dritter.
• Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen;
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des BWGV;
6.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwe-cken erteilt haben (z. B. Veröffentlichung von Bildmaterial für den Internet- oder Intranetauftritt des BWGV, zur Speicherung von Bewerberdfür ein Bewerberpool aten über den für das Bewerbungsver-fahren notwendigen Zeitraum hinaus ), führen wir die Verarbeitung auf dieser Grundlage durch. Dies gilt grundsätzlich auch für Gesundheitsdaten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) und lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG), sofern nicht eine Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder im öffentlichen Interesse erfolgt (siehe dazu nachfolgend 3.4). Eine einmal erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.
Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
6.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1c DSGVO) oder im öffentlichen Inte-resse (Artikel 6 Abs. 1e DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre Daten auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber, insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG). Insbesondere die Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen im Beschäftigungsverhältnis erfordert die Verarbeitung Ihrer Daten.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO (insbesondere Ge-sundheitsdaten) verarbeiten wir ebenfalls nur in der Ausübung von Rechten und der Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht sowie dem Sozialrecht (z.B. Erfassung einer Schwerbehinderung). Rechtsgrundlage dafür ist Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.
7. Wer bekommt meine Daten?
7.1 innerhalb des BWGV
Innerhalb des BWGV erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen (z. B. Bereich Personalmanagement, die jeweiligen Führungskräfte). Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Artikel 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien Gehaltsabrechnun-gen, Personaldienstleistungen, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, IT-Dienstleistungen, Fi-nanzdienstleistungen (z. B. vermögenswirksame Leistungen), Beratung und Consulting.
7.2 im Rahmen des Bewerberportals
Das Bewerberportal wird von der concludis GmbH, Frankfurter Str. 561, 51145 Köln betrieben. Das Bewerberportal wird auf Servern der Firma Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25 in 91710 Gunzen-hausen gehostet. Ihr Lebenslauf wird automatisiert von dem Parsing-Tool der Firma Textkernel BV bearbeitet. Das Parsing findet auf einem Server in Deutschland statt. Ihre Daten werden nach dem Parsing-Vorgang bei Textkernel BV gelöscht.
concludis übernimmt neben dem Hosting auch Service und Wartung der Bewerbermanagementsoft-ware. Im Zuge des Service erfolgt auch eine telefonische Beratung in der Handhabung der Software. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass Mitarbeiter von concludis GmbH Einsicht in die Bewerberdaten haben. Mit concludis wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, der auch den vertraulichen Umgang mit den Bewerberdaten umfasst.
7.3 außerhalb des BWGV
Informationen über Sie dürfen wir ferner weitergeben, sofern dies im Rahmen unserer wirtschaftlichen Tätigkeit oder zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforder-lich ist oder sofern Sie eingewilligt haben. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger perso-nenbezogener Daten z. B. sein:
- Behörden und öffentliche Einrichtungen (z. B. Sozialversicherungsträger, Rentenversiche-rungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Finanzbehörden, Gerichte)
- Bank des Mitarbeiters
- Private Stellen (z. B. Anbieter von Produkten zur Anlage von vermögenswirksamen Leistun-gen oder von Produkten der betrieblichen Altersvorsorge, Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen)
- Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz
- Kunden und Mitglieder
8. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Sie haben das Recht, auf Ihre Daten zuzugreifen, Informationen über Ihre Daten zu erhalten und die-se zu korrigieren. Sollten Sie im Rahmen Ihrer Eingangsbestätigung Zugangsdaten zu unserem Be-werberportal erhalten haben, so können Sie in diesem Ihr Bewerberprofil über den Menüpunkt „Ext-ras“ löschen. Ihre Bewerbungsdaten werden anschließend physisch gelöscht und können nicht mehr wiederhergestellt werden.
Nehmen Sie keine manuelle Löschung Ihrerseits vor, werden Ihre Bewerbungsdaten 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses automatisch in dem System gelöscht.
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unse-rer Vertragsbeziehung. Dies umfasst auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages.
Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Derartige Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich beispielsweise aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem Sozialgesetzbuch (SGB) und dem Ein-kommenssteuergesetz (EStG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Dokumentation bzw. zur Aufbewah-rung von personenbezogenen Daten betragen bis zu zehn Jahre bzw. müssen darüber hinaus bis zum Ende einer Geschäftsbeziehung mit dem Kunden erfolgen.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewis-sen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
9. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Daten-schutzniveau bestätigt oder angemessene Datenschutzgarantien (z.B. EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, findet eine Übermittlung nur statt, sofern diese zur Erfüllung unserer arbeitsvertraglichen Pflichten erforderlich ist oder Sie uns Ihre Einwilligung nach Information über etwaige Risiken einer solchen Übermittlung erteilt haben. Detaillierte Informati-on zu unseren Dienstleistern mit Drittstaatenbezug sowie zu dem dort bestehenden Datenschutzni-veau erhalten Sie unter der oben genannten Kontaktinformation.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Daten-schutzniveau bestätigt oder angemessene Datenschutzgarantien (z.B. EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, findet eine Übermittlung nur statt, sofern diese zur Erfüllung unserer arbeitsvertraglichen Pflichten erforderlich ist oder Sie uns Ihre Einwilligung nach Information über etwaige Risiken einer solchen Übermittlung erteilt haben. Detaillierte Informati-on zu unseren Dienstleistern mit Drittstaatenbezug sowie zu dem dort bestehenden Datenschutzni-veau erhalten Sie unter der oben genannten Kontaktinformation.
10. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichti-gung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Ein-schränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzauf-sichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und
die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten be-reitstellen, die uns die Erfüllung unserer arbeitsvertraglichen und gesetzlichen Pflichten ermöglicht. Davon umfasst sind auch solche personenbezogenen Daten, zu deren Erhebung wir gesetzlich ver-pflichtet sind.
Gegebenenfalls kann im Rahmen einer Zuverlässigkeitsprüfung auch die Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses erforderlich werden.
11. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Anbahnung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorge-geben ist.
12. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?
Profiling (automatisierte Datenverarbeitung zur Bewertung persönlicher Aspekte) kann – ggf. unter Berücksichtigung der im Arbeitsrecht geltenden Rahmenbedingungen (z. B. Betriebsverfassungsge-setz) – beispielsweise bei Bewerberdaten - zum Einsatz kommen.
Information über Ihr Widerspruchsrecht
nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
1. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzule-gen;
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendma-chung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
Baden-Württembergischer Genossenschaftsverband e.V. (nachfolgend: „BWGV“)
Heilbronner Straße 41
70191 Stuttgart
Telefon: 0711-22213-0
E-Mail: presse@bwgv-info.de
concludis - E-Recruiting & Online Bewerbermanagement
concludis ist seit vielen Jahren erfolgreich im Bereich des E-Recruiting und Online-Bewerbermanagement tätig.concludis arbeitet dabei im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach BDSG (Bundesdatenschutz Gesetz)
im Bereich E-Recruiting für die jeweils auftraggebenden Unternehmen.
Den strengen gesetzlichen und vertraglichen Anfoderung an die Sicherheit der anvertrauten Bewerberdaten wird dabei im höchsten Maße Beachtung geschenkt.
Mit concludis E-Recruiting und Online-Bewerbermanagement Software sind Ihre Daten in sicheren Händen
Weitere Informationen zu concludis finden Sie im Internet unter concludis - Online Bewerbermanagement